Kako organizovati i unaprediti poslovne sastanke u manjim komapnijama


Život



Poslovni sastanci predstavlju izuzetno važan segment svakog poslovanja i svi oni koji žele da unaprede svoje poslovne procese uzimaju u obzir i neophodnost rada na planiranju svrsishodnih sastanaka. Manji obim poslovanja ne znači da je u kompaniji manja potreba za istima, budući da od broja klijenata i saradnika ne zavisi broj koraka radnog procesa, te samim time postoji jednaka potreba za njihovom organizacijom, nadgledanjem i evaluacijom, kao i unapređivanjem. Budući da sastanci sa ostvarenim ciljem nesumnjivo utiču na kvalitet poslovanja i rezultate rada, u tekstu koji sledi ćemo se baviti načinima na koje ih možemo učiniti kvalitetnijima. Ovo je u slučaju manjih kompanija čak i izazovniji zadatak no kada su u pitanju veće organizacije, jer govorimo o sličnim potrebama u ovom pogledu, a mahom manjem prostoru i količini sredstava koja se mogu ulagati u organizaciju ovakvih susreta i opremanje prostora namenjenog za njih.

Dnevni red: Organizacija vremena

Ne bi li sastanak bio zaista kvalitetan, u smislu praćenja konkretnih koraka izlaganja i diskusije koji vode ka isplaniranom cilju, potrebno je unapred utvrditi tačke dnevnog reda, kao i vremenski okvir za svaku od njih. Ukoliko ne pripremimo sastanke na ovaj način, rizikujemo da se rasplinjujemo u izlaganjima, da izostavimo neki od važnijih koraka za postizanje ciljeva okupljanja i naposletku potrošimo više vremena no što je nužno, što je istovremeno rasipanje sredstava poslovanja o kojem govorimo. Samim time što manje kompanije raspolažu sa manje sredstava, jasno je da bi u njihovom slučaju bilo potrebno dodatne opreznosti po pitanju uštede vremena.

Prostor: Adekvatno opremljena sala za sastanke

U idealnom scenariju, sala za sastanke će biti relativno izolovan prostor, u kojem će moći da se dešavaju diskusije i prezentacije neometano i bez remećenja toka rada u kancelarijama. S druge strane, ovo nije uvek moguće i tada ćemo pokušavati da nadomestimo nedostatke prostora na različite načine. Pod uslovom da kompanija poseduje zaseban prostor za susrete ovog tipa, sala bi trebalo da bude adekvatno opremljena sredstvima za rad u njoj. Neophodna oprema za kancelarije u ovom slučaju podrazumeva konferencijski sto i dovoljno mesta za sedenje, kao i potrošni kancelarijski materijal, a zatim i opremu za prezentovanje, što može podrazumevati opremu za projektovanje ili belu tablu. Ukoliko kompanija ne poseduje izdvojenu prostoriju koja će služiti isključivo ovoj svrsi, kancelarija bi trebalo da bude tako opremljena dodatnim stolicama i širokim stolovima da se može brzo adaptirati za sastanke ili posedovati jedan kutak koji će služiti za njih.

Prilagođavanje tona i tipa sastanka temi

Plan i organizacija sastanka u velikoj meri zavisi od njegove teme, kao i ton kojim će on biti vođen. Ukoliko je u pitanju evaluacija postignuća, eventualna kritika bi trebalo da bude konstruktivna i ne bi trebalo da se odnosi na izdvojenog pojedinca. U slučaju da je potrebno iskomentarisati rad pojedinih zaposlenih, ovaj razgovor ostavite za individualne sastanke sa njima. Ton sastanka bi uvek trebalo da bude u duhu pozitivne motivacije, jer se u suprotnom rizikuje da dođe do frustracija koje svakako ne idu u prilog poboljšanju poslovanja, što je u osnovi krajnji cilj svakog saatanka. Susrete sa saradnicima je potrebno naročito planirati, te ukoliko želite da unapredite svoj biznis unapred sastavite plan prezentovanja svog poslovnog plana i ideje u vezi sa saradnjom, koje možete i efektno grafički prilazati.

Zaključivanje sastanka i zapisnik

Zaključak svakog sastanka bi trebalo da bude jasno izložen. Tek nakon što se jasno izlože konstatacije koje su ustanovljene i sve ideje sroče tako da budu jasno definisane i konkretne, sastanak se može smatrati usepešno zaključenim. Nakon okupljanja se pobrinite da prosledite zapisnik svima koji su prisustvovali, odnosno svima za koje je tema sastanka relevatna. Ovom prilikom bi takođe trebalo ohrabriti sve kolege da dodatno prokomentarišu temu o kojoj se govorilo ukoliko smatraju da je prikladno i potrebno, kao i da predlože buduće izmene u organizaciji okupljanja, koje bi mogle poboljšati njihovu efikasnost. U malim kompanijama gotovo po pravilu imamo veću mogućnost personalizovanja svakog obraćanja, te se kritike organizatoru povodom toka sastanka mogu uputiti u jednom prisnijem tonu, što samo ide u prilog njihovom dobrom efektu.


Ukoliko uložite vreme i energiju u organizaciju i planiranje sastanaka imajući u vidu sve faktore koji mogu uticati na njihovu uspešnost u ostvarivanju ciljeva, zasigurno ćete osetiti pozitivne efekte ovakvog prostupa na svoje poslovanje. Uzimajući u obzir mišljenje svih članova kolektiva i analizirajući efekte različitih pristupa, stići ćete do najefikasnijeg pristupa ovom segmentu poslovanja, koji će naposletku dati sjajne i osetne rezultate.








Srodni tekstovi:


Najnovije vesti dana u doba interneta su brže nego ikad

Najnovije vesti dana predstavljaju udarne informacije koje se na internet portalima objavljuju veoma...

Detaljnije

Vodič za efikasno korišćenje promotivnih materijala za početnike u poslovanju

Za skok pri pokretanuvlastitog posla potrebno je mnogo rada, a početak poslovanja donosi mnogo novih...

Detaljnije

Operacija gornjih kapaka - sve što biste trebali da znate

Veliki broj žena srednje starosne dobi ima problem sa spuštenim kapcima koji utiče na komplet...

Detaljnije

Za bezbednost je vrlo važno kakve su gume na vašem automobilu

Nema tog vozača, iskusnog ili ne, koji nije upućen u to da je izuzetno važno da gume na automobilu b...

Detaljnije
Copyright © 2018 Srbija-EU. All rights reserved.
Izrada sajta by GW, SEO by WBS